Rechnungen gelten als aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Da die Aufbewahrungsfrist hier 10 Jahre beträgt, liegt die Frage nahe, wie lassen sich Rechnungen am besten, sichersten und schnellsten über lange Zeiträume archivieren? Hinzu kommt die Sorge bzgl. revisionssicherer Archivierung sowie GoBD Konformität.
In diesem Post erklären wir Ihnen, wie Sie Rechnungen richtig und effizient mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivieren können.
Rechnungen digital archivieren – Dauer + Art der Archivierung
Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für sämtliche Buchungsbelege. Diese sind während der Aufbewahrungsphase vor folgenden Dingen zu schützen:
- Verlust
- Manipulation
- Beschädigung
Zusätzlich ist alles zu dokumentieren, was mit der Rechnung geschieht. Selbstverständlich muss diese ebenfalls dem entsprechenden Geschäftsvorfall zugeordnet werden können.
Achtung:
Auch wenn sich in vielen Unternehmen, die papiergebundene Verarbeitung von Rechnungen weiterhin großer Beliebtheit erfreut, ist das nicht nur aufwendiger, sondern auch problematisch, wenn es um die Archivierung elektronischer Rechnungen geht. Denn diese müssen zwingend auch elektronisch archiviert werden, da das Aufbewahrungsmedium für steuerliche Dokumente nicht frei wählbar ist. Kurzum, ausdrucken und abheften reicht in diesem Fall nicht.
Darüber hinaus gilt es bei elektronischen Rechnungen zu beachten, dass diese in dem Format archiviert werden müssen, in dem sie eingegangen sind. Sollten Sie diese in ein betriebsinternes Format umwandeln, müssen daher beide Dateien gespeichert und miteinander verknüpft werden.
Rechnungen per E-Mail – was es zu beachten gibt
Ein weiterer möglicher Fallstrick bei elektronischen Rechnungen sind die zugehörigen E-Mails.
Müssen diese ebenfalls archiviert werden? Das kommt drauf an.
Enthält die E-Mail lediglich Standartfloskeln wie „anbei finden Sie die Rechnung“, dann unterliegt diese nicht der Aufbewahrungspflicht. Das Ganze sieht jedoch anders aus, wenn in der E-Mail wichtige Informationen enthalten sind, die die Rechnung betreffen. Das können Dinge sein wie Fristen, Zahlungsbedingungen oder die Reverse-Charge-Klausel. In diesem Fall muss auch die entsprechende E-Mail archiviert werden. In unserem separaten Blogpost „E-Mails richtig archivieren“ lesen Sie dazu mehr.
Effiziente digitale Rechnungseingangsverarbeitung mit DMS
Mit dem passenden DMS können Sie Ihre Eingangsrechnungen schnell und sicher verarbeiten und aufbewahren. Bei der Rechnungseingangsverarbeitung (REV) müssen Papierrechnungen zunächst eingescannt werden. Elektronische Rechnungen, beispielsweise in Form einer PDF, können direkt ins System geladen werden.
Vorteile der digitalen REV:
- Statt Rechnung auf dem Schreibtisch, digitaler Zugang zum zentralen Archiv für alle Prozessbeteiligten
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Schutz vor unbefugtem Zugriff. Es kann festgelegt werden, welche Nutzerprofile Zugriff haben.
- Schutz vor Verlust und Beschädigung
- Mehr Flexibilität. Rechnungen können standortunabhängig, z.B. aus dem Homeoffice, geprüft und freigegeben werden.
Wir bei Lickes-IT-Systems bieten unseren Kunden auf Basis langjähriger Erfahrung ecoDMS an.
Immer mehr DMS setzen zur Prozessoptimierung auf künstliche Intelligenz (KI), so auch ecoDMS, beispielsweise zur Barcode Erkennung. Auch eine revisionskonforme Archivierung ist mit ecoDMS möglich.
Darüber hinaus bieten Rechnungsmanagementlösungen, wie GetMyInvoices, eine Systemanbindung an ecoDMS. Dadurch lassen sich Dokumente automatisch in ecoDMS archivieren.
GoBD und Rechnungsarchivierung
Das Bundesfinanzministerium definierte 2014 erstmals die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Wichtige Grundprinzipien der GoBD bei der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung sind unter anderem:
- Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
- Richtigkeit und Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit
- Fortlaufende Aufzeichnungen
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Um GoBD-Konformität zu gewährleisten ist daher eine REV- Software mit DMS empfehlenswert.
Dies ermöglicht beispielsweise die Dokumentation der Eingangsrechnungsverarbeitung. Soll heißen, es kann eingesehen werden, wer, wann, welche Rechnung hochgeladen hat und welche Verarbeitungsschritte diese durchlaufen hat. Darüber hinaus werden die Rechnungen sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die Suchfunktion ermöglicht schnelles Auffinden entsprechender Rechnungen im Fall einer Prüfung.
Seit der GoBD Version 2020 sind im Übrigen Cloudsysteme ausdrücklich erlaubt ebenso, wie das abfotografieren von Belegen per Smartphone.
Ausgangsrechnung – ein Kinderspiel dank DMS
Der Vorteil eines DMS bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen liegt auf der Hand. Ist das System richtig gepflegt, haben Sie mit wenigen Klicks alle Infos und Vorlagen zur Hand, die Sie für die Rechnungsstellung brauchen:
- Verträge
- E-Mails
- Stundenzettel
- Zahlungsbedingungen
- Projektabrechnungen und vieles mehr
Beim händischen Erstellen von Rechnungen ohne DMS sieht das gleich ganz anderes aus. Abgesehen davon, dass der Postweg mehr Zeit und Ressourcen beansprucht, liegen die benötigten Daten womöglich in unterschiedlichen Systemen. Bei dem Ganzen Hin und Her kann es so schnell zu Übermittlungsfehlern kommen. Auch dauert es deutlich länger, bis Rechnungen bei Ihren Kunden auf dem Schreibtisch liegen, ergo, sie werden später bezahlt.
Fazit- Rechnungen mit DMS archivieren – übersichtlicher, schneller, sicher
Überlegen Sie einmal, wie viele Rechnungen sich im Laufe der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist ansammeln. Richtig, bei der schieren Menge an Belegen ist Ordnung und schnelle Auffindbarkeit Gold wert. In einem DMS ist das über die Suchfunktion schnell erledigt. Auch eine GoBD-konforme Aufbewahrung wird durch ein DMS erleichtert.
Kurz und knapp, mit einem DMS archivieren Sie Ihre Rechnungen übersichtlicher, schneller und sicherer.
Wir bei Lickes-IT-Systems helfen Ihnen gerne dabei!
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