Briefe waren gestern, heute wird ein Großteil der Geschäftskommunikation über E-Mails abgewickelt. Ob Rechnungen, Verträge oder Auftragserteilungen, immer mehr läuft digital.
Während Geschäftsbriefe in der Regel ordentlich abgeheftet und archiviert werden, unterschätzen Unternehmen die rechtliche Bedeutung von E-Mails oftmals vollkommen.
Laut den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ oder kurz GoBD, sind Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz seit dem 01. Januar 2017 rechtlich dazu verpflichtet geschäftsrelevante E-Mails zu archivieren.
In diesem Artikel lesen Sie welche E-Mails zu archivieren sind, welchen Irrtümern Unternehmen häufig unterliegen und wie Sie ihre E-Mails mit Mailstore archivieren.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Laut GoBD sind alle geschäftsrelevanten und steuerlich bedeutsamen E-Mails zu archivieren. Ob Geschäfts- oder Handelsbriefe, Verträge, Buchungsbelege, Abrechnungen, Quittungen oder sonstige Belege in elektronische Form, alle müssen aufbewahrt werden und das in der Regel zwischen 6-10 Jahren, abhängig vom Inhalt der E-Mail. Quittungen und Verträge sind beispielsweise 10 Jahre aufzubewahren.
Täglich werden Unmengen von E-Mails versendet. Die schiere Masse sorgt dafür, dass es zeitaufwendig und nervenaufreibend wäre, die E-Mails stets danach zu sortieren, ob sie archivierungspflichtig sind oder nicht.
Deshalb werden in der Praxis häufig alle E-Mails sofort beim Ein- bzw. Ausgang archiviert.
Hier ist jedoch zu beachten, dass auch das zu Problemen führen kann und zwar mit dem Datenschutz. Zum Beispiel, wenn private E-Mails der Mitarbeiter ohne deren Zustimmung dauerhaft gespeichert werden. Um Probleme wie diese zu umgehen, kann beispielsweise vertraglich vereinbart werden, dass betriebliche E-Mail-Konten nicht privat genutzt werden dürfen. Vorsicht ist ebenfalls bei Bewerbungen geboten, diese dürfen nicht unbefristet ohne Zustimmung gespeichert werden
Warum ist eine gute E-Mail Archivierung so wichtig?
Die Archivierung von E-Mails ist nicht nur wichtig, weil Sie rechtlich dazu verpflichtet sind.
Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Szenarien vor:
Einer ihrer Mitarbeiter löscht beim Aufräumen seines Postfachs unwissentlich wichtige E-Mails oder solche, welche der Archivierungspflicht unterliegen. Ebenfalls denkbar, einer Ihrer Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und sein Postfach wird gelöscht. Wichtige Belege sind so unwiederbringlich verloren.
Unternehmen, die sich nicht um eine E-Mail-Archivierung kümmern und es stattdessen den Arbeitnehmern überlassen, riskieren, dass wichtige Unternehmensdaten auf nimmer wiedersehen verschwinden.
Dies kann bei der richtigen E-Mail-Archivierung nicht passieren.
Irrtümer bei der Archivierung von E-Mails
Da die Relevanz der Archivierung von E-Mails häufig unterschätzt wird, kommt es bei diesem Thema leicht zu Irrtümern.
Manche gehen davon aus, dass es ausreicht wichtige E-Mails in ausgedruckter Form vorliegen zu haben. Wer E-Mails ausdruckt, erstellt jedoch lediglich eine Kopie. Laut GoBD gelten jedoch nur nicht konvertierte Originalformate als Beleg und somit ist die E-Mail im Original aufzubewahren.
Darüber hinaus machen sich viele keine großen Gedanken darüber, dass E-Mail-Archivierung Pflicht ist und gehen davon aus, dass dies ohnehin durch das regelmäßige Backup abgesichert sei. Dabei sind Archivierung und Backup jedoch nicht das Gleiche.
Um alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, ist beispielsweise der Archivierungszeitpunkt entscheidend.
Angenommen, Sie erhalten morgens um 8 Uhr eine E-Mail. Bis zum Backup nach Feierabend, kann die E-Mail bereits gelöscht sein und ist ebenfalls nicht vor undokumentierten Änderungen geschützt. So kann die Sicherung umgangen werden. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, ist daher eine zeitnahe Archivierung notwendig.
Sie interessieren sich im Detail für die Unterschiede zwischen E-Mail-Backup und E-Mail-Archivierung? Dann werfen Sie einen Blick auf den Blogpost von MailStore: „E-Mail-Archivierung vs. Backup – Die kritischen Unterschiede“
Mehr darüber, wie Sie ihre Daten bestmöglich sichern, erfahren Sie in unserem Blogpost zur 3-2-1 Backup Regel.
Welche Möglichkeiten gibt es E-Mails zu archivieren?
Es gibt manuelle ebenso wie automatische Archivierungslösungen.
Die manuelle clientseitige Archivierung ist flexibler, dafür aber auch um einiges aufwendiger als eine automatische Archivierung. Bei der clientseitigen Archivierung verschiebt der Anwender die E-Mails manuell in den zugehörigen Archivordner.
Für kleine und mittlere Unternehmen, die sich jeden Tag mit einer Flut an E-Mails konfrontiert sehen, ist eine automatische serverseitige Archivierung oft attraktiver. Hierbei werden eingehende E-Mails automatisch durch einen Onlinedienst oder eine lokale Software archiviert.
Aber auch hier wird nicht einfach blind alles archiviert. In der Regel können Sie die Regeln, nach denen E-Mails gefiltert werden, selbst konfigurieren.
Einer der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösungen ist der MailStore Server.
Die Archivierung mit MailStore ermöglicht die Einhaltung relevanter rechtlicher Vorgaben und entlastet ihren E-Mail-Server.
Darüber hinaus bietet MailStore ein Outlook Add in und unterstützt eine ganze Reihe von E-Mail-Systemen. Außerdem können Aufbewahrungsrichtlinien eingestellt werden, die festlegen, ob/wann E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.
Weitere Vorteile im Überblick:
- Schnelle Volltextsuche
- Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO
- Schutz vor Datenverlust und Vereinfachung von Backup und Restore
- Abschaffung von Postfachbegrenzungen
- Reduzierung des Speicherbedarfs
- Unabhängigkeit von PSD Dateien
Als Mailstore-Partner beraten wir, bei LICKES IT-SYSTEMS, Sie gerne ausführlich zum Einsatz eines MailStore Servers in Ihrem Unternehmen. Natürlich kümmern wir uns auch um die entsprechende Installation.
Vereinbaren Sie einen Beratungstermin, ganz bequem per Onlineformular oder per Telefon, unter 02161 57306-60. Unser Team von Lickes-IT freut sich auf Sie.
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